Jak skutecznie delegować zadania?

Jak skutecznie delegować zadania?

Chcąc ugotować pomidorową poprosiłam dzisiaj męża w krótkich smsach o zakup kilku rzeczy “kup proszę makaron nitki i przecier pomidorowy”. Jakież było moje zdziwienie gdy otrzymałam makaron do spaghetti i koncentrat pomidorowy. Każdy przecież wie, że najlepsza pomidorowa jest z przecieru, a nie z koncentratu z dodatkiem nitek, nigdy ze spaghetti! Nawet nie pomyślałam, że Pablo może się pomylić.

Ale czy to na pewno była taka jasna sprawa dla mojego męża? I kto był odpowiedzialny za brak pomidorowej?

Analogicznie jest w biznesie. Kiedy zarządzasz – każdego dnia delegujesz różne zadania. Czy zawsze skutecznie? Czy zawsze jesteś zadowolona z efektów? Zdarzyło Ci się narzekać na źle wykonane obowiązki, zdziwił Cię brak zaangażowania, musiałaś poprawiać to co zleciłaś i ostatecznie wolałaś przejąć wszystko na siebie, bo przecież nikt nie wykona tego lepiej od Ciebie?

Prawda jest taka, że my również popełniamy błędy, nie tylko na początku swojej kariery menadżerskiej. Nie jestem coachem ani trenerem, jestem praktykiem zarządzania biznesem i skutecznego delegowania zadań uczyłam się na własnych błędach. Uważam, że jest to jeden z najtrudniejszych elementów zarządzania, z którym mamy do czynienia każdego dnia i który należy doskonalić każdego dnia.

Szczerze powiedziawszy nie delegowałam zadań na początku mojej kariery. Chciałam wszystkiego nauczyć się sama, nie wiedziałam co mogę przekazywać i nie znajdywałam osób kompetentnych do wyznaczonych obowiązków. Ponadto czułam, że najpierw muszę zbudować swój autorytet.

Ostatecznie byłam zawalona pracą, nie mogłam skupić się na żadnej sprawie i ugrzęzłam w stosie dokumentów. Każde śniadanie jadłam przy biurku analizując lub podpisując nowe papiery. No i stos problemów, którymi musiałam się sama zająć – kluczowy klient nie płacił faktury, dyrektor handlowy pokłócił się z działem marketingu, a plan nowej inwestycji cały czas leżał w przegrodzie “do analizy”. Nie tak wyobrażałam sobie pracę szefa. Miał być przecież czas na ustalanie strategii firmy i monitorowanie działań. A ja nie miałam czasu na wykonywanie codziennych czynności i dlatego wracałam wieczorem do domu ze stosem dokumentów, do których siadałam po kolacji. Totalna frustracja. Paskudne uczucie, bo przecież nie mogłam narzekać. W końcu to moja firma, byłam za nią odpowiedzialna i musiałam zająć się wszystkim. Jednak “wszystkim” – nie znaczy osobiście!

Dam Ci kilka wskazówek, które pomogły mi skutecznie delegować zadania. Ułatwiły nie tylko moją codzienną pracę, pomogły w rozwoju firmy, ale również pozwoliły codziennie jeść wspólny obiad z mężem, a nie spotykać się dopiero podczas kolacji.

#1. Precyzyjnie ustal CO jest do wykonania i KTO jest za nie odpowiedzialny

Proste i konkretne wyjaśnienie zadania jest niezbędne i decyduje o jego dalszym powodzeniu. Bardzo ważne żebyś przy wyborze osoby wzięła pod uwagę nie tylko jego kompetencje i umiejętności, ale również zaangażowanie.

Czasem warto też zawęzić obowiązki pracownika i delegować mu zadania, w których jest najlepszy. Dzięki temu możesz bardziej rozwinąć całą firmę.

Na przykład jeśli prowadzisz salon fryzjerski i jedna z Twoich fryzjerek specjalizuje się w strzyżeniu męskim to zareklamuj bardziej tę usługę, a pracownicy pozwól spełniać się w tym co lubi, a nie przekazuj jej upięcia damskiego, którego efekt zrazi Twoich klientów do salonu. Dzięki temu każda usługa, którą oferujesz będzie na najwyższym poziomie.

#2. Wyjaśnij jaki jest CEL tego zadania

Szczegółowo opisz czego oczekujesz od pracownika, jaki ma być wynik tego zadania. Zwróć też uwagę jaki może być negatywny skutek w przypadku niewłaściwego lub braku wykonania tego obowiązku. Jeśli zauważysz niezrozumienie celu – porozmawiaj o tym. Jeśli pominiesz ten punkt to możesz stracić cały swój czas, a zlecone zadanie nie zostanie wykonane w terminie lub w ogóle nie zostanie wykonane.

Pamiętam jak zleciłam działowi handlowemu uporządkowanie dokumentów zgodnie z nowo przyjętym systemem Kaizen. Każdy handlowiec miał na swoim biurku opisać kuwety i odpowiednio posegregować dokumenty, np. zamówienia, oferty w toku itp.. Początkowo ten pomysł wydawał się dla wszystkich bezsensowną stratą czasu – bo przecież każdy pracownik wiedział co ma na swoim biurku i nie rozumiał dlaczego ma opisywać swoje go stanowiska pracy. Oczywiście wprowadzili nowe zasady, jednak bez przekonania. Dopiero w okresie urlopowym handlowcy zaczęli doceniać przyjęty system, w momencie gdy musieli przejąć obowiązki kolegi pod jego nieobecność. Zaoszczędzili czas na szukaniu ofert lub dokumentów związanych z bieżącymi zamówieniami.

#3. Wyznacz TERMIN

Pracownik musi wiedzieć jaki jest termin na wykonanie powierzonego zadania. Ważne jest również przekazanie obowiązku z odpowiednim wyprzedzeniem. Dlatego nie czekaj z delegowaniem sprawy, tylko zrób to niezwłocznie!

Tą wskazówkę spróbuj poćwiczyć w domu! Jeśli zlecasz swojemu partnerowi naprawę zepsutej części, wymianę żarówki lub inne “męskie zadanie” – wyznacz mu czas na jego wykonanie. Nie stawiasz go wówczas pod ścianą “Kochanie proszę wymień żarówkę” – on tego nie zrobi, bo musiałby pojechać do sklepu po nową, zorganizować krzesło lub drabinę, a przecież dzisiaj jest mecz. Dlatego Twoja prośba pójdzie w eter i pojawi się frustracja w związku z niewykonanym zadaniem.

#4. Określ, w jaki SPOSÓB zadanie ma być wykonane

Jeśli sposób wykonania zadania jest istotny z punktu jego powodzenia, to musisz bardzo konkretnie wyjaśnić na początku. Ale pamiętaj nie ingeruj w wykonanie zadania jeśli nie jest to potrzebne, bo wówczas pracownik nie będzie widział sensu jeśli wszystko będzie podyktowane przez Ciebie. Osoba, której zlecasz zadanie musi być w zaangażowana w jego realizację i jeśli pojawią się problemy musi mieć możliwość poradzenia sobie z nimi osobiście, bez Twojej ingerencji. Tylko wówczas odciążysz się z nadmiaru obowiązków, a pracownik poczuje, że mu ufasz i ma realny wpływ na rozwój biznesu. Nie bój się przekazywać odpowiedzialności.

Pamiętam jak zleciłam poprowadzenie realizacji dużego zamówienia nowej pracownicy. Wskazałam jej kilka priorytetów, które były istotne z punktu widzenia pomyślności projektu. I przy realizacji każdego nadzorowałam wyniki. W pewnym momencie pojawił się bardzo duży problem związany z terminem dostawy, który był newralgicznym punktem w umowie z klientem. Dziewczyna przybiegła do mnie przerażona nie wiedząc co ma robić, z przekonaniem że coś zawaliła. Wypytałam ją dokładnie o problem, który się pojawił i nie szukając winnych – zapytałam jakie ma rozwiązanie. Zdziwiła się moim pytaniem, ale bardzo szybko zaproponowała dwa rozwiązania. Zasugerowałam jej wybór jednego z nich. Dzięki temu projekt zakończył się pomyślnie, ja nie musiałam tracić czasu na rozwiązywanie problemów, a ona zrozumiała, że ma faktyczny wpływ i jest odpowiedzialna za swoją pracę.

#5. Kontroluj WYNIKI

Kontrola wyników jest potrzebna nie tylko z punktu widzenia pomyślnego wykonania obowiązku, ale również z punktu widzenia motywacji.

Moim najczęstszym błędem jaki popełniałam na początku menadżerskiej kariery był brak odpowiedniej kontroli wyników. Starałam się zarządzać przez zaangażowanie zespołu i wprowadziłam bardzo dużo swobody w wewnętrzne relacje. Zresztą awansowałam na dyrektora handlowego z zespołu, którym miałam zarządzać. Na szczęście bardzo szybko zrozumiałam, że pracę koleżanek i kolegów trzeba kontrolować. I bardzo istotne jest rozgraniczenie relacji od zleconych obowiązków, a nadto szczera rozmowa na temat wyników zleconych zadań.

Wracając do początku mojego artykułu – kto był odpowiedzialny za brak pomidorowej – oczywiście JA. Nie wyjaśniłam konkretnie czego potrzebuję do ugotowania zupy. Pamiętaj o tym, zanim będziesz wyciągała konsekwencję z powodu niewłaściwie wykonanego zadania.

Dodaj komentarz

Close Menu
×
×

Koszyk