Zaczynam zatrudniać pracowników

Zaczynam zatrudniać pracowników

Kiedy Twój biznes zaczyna się rozwijać i zatrudniasz pierwszych pracowników szybko okazuje się, że oczekiwałaś większego zaangażowania. To normalne. Zbudowałaś firmę od podstaw lub poświęciłaś jej bardzo dużo siebie. Frustracja i zdenerwowanie – dlaczego pracownicy nie dbają o porządek swoich miejsc pracy, o powierzone narzędzia, o lepszy kontakt z klientem? Dlaczego nie myślą o rozwoju firmy, w której pracują? Bo nie chcą. Bo nie muszą. Bo po co?

Ile razy irytowałaś się, ponieważ skończył się toner w drukarce i nikt nie zadbał o zamówienie nowego, pracownik jeździł brudnym samochodem służbowym lub odbierał telefony z niechęcią w głosie?

Jestem bardzo wymagająca. Wobec siebie i innych. Dlatego moja frustracja nieraz sięgała zenitu. Wprowadziłam kilka ułatwień i parę dodatkowych standardów pracy, tak by nikt nie musiał się stresować. Nie z takich powodów.

Odpowiedzialność za mienie

Kiedy zatrudniasz pracowników możesz wprowadzić dwa rodzaje odpowiedzialności za miejsce pracy oraz przekazane sprzęty i narzędzia. Na potrzeby artykułu nazwałam je formalne i nieformalne. Do pierwszych będzie zaliczać się wartościowe mienie, takie jak pojazdy służbowe, laptopy, telefony lub drogie specjalistyczne narzędzia pracy. Każdy z nich jest przypisany do jednego pracownika i uregulowany w umowie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Druga, nieformalna odpowiedzialność nieujęta w żadnej umowie pisemnej, polega na przypisaniu pracownika do sprzętu mniej wartościowego, lecz tak samo ważnego z punktu widzenia jego eksploatacji.

Po co to wszystko? Po to Twoja firma była zespołem, który jest tak samo odpowiedzialny za miejsce pracy i rozwój firmy.

Wyznacz osobę, która będzie odpowiedzialna za wspomnianą już drukarkę. Na sprzęcie umieść naklejkę z imieniem i nazwiskiem pracownika (dodaj również numer telefonu do serwisu – zaoszczędzisz czas w przypadku awarii). Odpowiedzialny za sprzęt musi dbać o jego eksploatację i serwis. 

Bardzo ciekawy artykuł (stricte kadrowy) o odpowiedzialności materialnej pracownika wraz z potrzebnymi wzorami znajdziesz na blogu kadrywbiznesie.pl https://www.kadrywpraktyce.pl/odpowiedzialnosc-materialna-pracownika-kiedy-i-w-jakiej-wysokosci/

Standardy pracy

Standaryzacja pracy nie musi dotyczyć tylko firmy produkcyjnej. Możesz, a nawet musisz, określić pewne standardy pracy w biurze i zapisać je. Co mam na myśli? Wszystkie czynności, które są powtarzalne, jak na przykład przygotowywanie ofert i innych dokumentów, mogą mieć ustalony pewien plan wykonania. Taki standard powinien być spisany i dostępny w firmie. Dzięki temu możesz ujednolicić schemat obsługi klienta lub ułatwić wdrażanie nowego pracownika. Czym w praktyce są standardy?

  • procedury działań i postępowań w danych sytuacjach lub na określonych stanowiskach (osobiście zamiast procedur preferuję proste wytyczne spisane na jednej stronie – im mniej do czytania tym masz większą pewność, że inni zapoznali się z treścią). Przykładem może być określenie standardów obsługi klienta.
  • wzory dokumentów – ujednolicone i profesjonalne (np. każda oferta bez względu na dział lub osobę, która ją wystawia ma taki sam wzór)
  • schemat obiegu dokumentów (jednostronny, prosty i czytelny, dostępny dla każdego pracownika)
  • wygląd stanowiska pracy (np. podpisane kuwety na dokumenty, tak by zachować porządek i nikt nie miał wątpliwości gdzie znaleźć potrzebny papier lub opisane miejsca na narzędzia pracy)

Nie jestem zwolennikiem biurokratyzacji, jednak zauważyłam, że spisanie pewnych schematów postępowania, jak np. wdrażanie nowego pracownika – oszczędza czas, ułatwia pracę, a co najważniejsze jest podstawą egzekwowania pożądanych zachowań.

Taki “pakiet startowy” dla nowego pracownika w przypadku większej firmy (zatrudniającej powyżej 20 osób) może zawierać opis stanowiska pracy, odpowiedzialności, wszystkie niezbędne regulaminy, schemat obiegu dokumentów i struktury firmy, listę numerów telefonów pozostałych osób lub działów, informację dotyczącą najbliższych szkoleń, telefon do informatyka, pizzerii itp. 

Komunikacja wewnętrzna

Pytaj, słuchaj i rozmawiaj. Musisz nauczyć się jej sama i dopasować do swojej organizacji. Nawet jeśli działasz w małym zespole organizuj spotkania raz w miesiącu, żeby porozmawiać o tym co możecie poprawić i zmienić w firmie. Nie bój się krytyki w stosunku do siebie i nie bój się krytykować. Pamiętaj jednak, że jej celem ma być skorygowanie błędów, a nie obrażanie osoby. Jeśli uważasz, że pewne czynności są wykonywane w niewłaściwy sposób, zwróć uwagę pracownikowi czego oczekujesz. Tutaj dowiesz się jak skutecznie delegować zadania: https://www.kobiecezarzadzanie.pl/jak-skutecznie-delegowac-zadania/

Zawsze prosiłam nowo zatrudnioną osobę, by po pierwszym miesiącu pracy powiedziała co jej zdaniem można zmienić, poprawić w firmie. Takie świeże spojrzenie na organizację było inspiracją do wprowadzania nowych ulepszeń. 

Zatrudnianie pracowników to trudne i odpowiedzialne zadanie. Jeśli chcesz dowiedzieć się jak skutecznie motywować pracowników nie mając do dyspozycji żadnych środków finansowych przeczytaj artykuł: https://www.kobiecezarzadzanie.pl/jak-motywowac-pracownikow/

A może Ty znasz inne rozwiązania, które pomagają na początku drogi, w pracy zespołowej? Napisz do mnie.

Dodaj komentarz

Close Menu
×
×

Koszyk